Política de Privacidad — VHG Credenciales

Versión 1 · Vigente desde su publicación

1. Responsable del tratamiento

Vasquez Holding Group, S.A. ("VHG", "nosotros"), con domicilio en la República de Panamá, es responsable del tratamiento de los datos personales que usted nos proporciona directamente al registrar una Organización o crear una cuenta de usuario en VHG Credenciales.

Para los datos de participantes que una Organización cliente ingresa a la plataforma para emitir certificados, VHG actúa como encargado del tratamiento por cuenta de dicha Organización, conforme a lo descrito en los Términos de Servicio.

Contacto para temas de privacidad: privacidad@vasquezholding.com.

2. Marco legal

Esta política se rige por la Ley 81 de 29 de marzo de 2019, sobre Protección de Datos Personales de la República de Panamá, y su reglamentación vigente, así como por las demás normas aplicables en materia de protección de datos y comercio electrónico de Panamá.

3. Datos que recopilamos

a) De quien registra una Organización y sus usuarios administrativos: nombre y apellido, cargo, correo electrónico, contraseña (almacenada de forma cifrada por nuestro proveedor de autenticación, nunca en texto plano), y los datos de la empresa (razón social, identificación fiscal, país, dirección, teléfono, sitio web).

b) De los participantes registrados por una Organización: nombre completo y número de identificación, provistos por la Organización cliente para la emisión de sus certificados. El número de identificación se almacena cifrado y se muestra parcialmente enmascarado dentro de la plataforma.

c) Datos técnicos y de seguridad: dirección IP, marcas de tiempo de inicio de sesión, y registros de auditoría de acciones sensibles (emisión, anulación, cambios de rol, accesos de superadministración), necesarios para la seguridad de la plataforma y la trazabilidad de las emisiones.

d) Documentos generados: los certificados y cartas de entrega en formato PDF/imagen que la plataforma genera a partir de los datos anteriores, almacenados en un espacio de almacenamiento privado por Organización.

No solicitamos ni almacenamos datos de tarjetas de pago dentro de la plataforma.

4. Finalidad del tratamiento

Usamos los datos anteriores para: (a) prestar el servicio de registro, diseño, emisión y entrega de certificados; (b) verificar y aprobar el registro de nuevas Organizaciones; (c) mantener la seguridad de las cuentas y prevenir fraude o uso indebido; (d) llevar el registro de auditoría exigido por el diseño de la plataforma; y (e) comunicarnos con usted sobre el servicio.

No utilizamos los datos de participantes para fines publicitarios ni los compartimos con terceros distintos de los proveedores descritos en la sección 7.

5. Base legal

El tratamiento se basa en: la ejecución del contrato de servicio aceptado al registrarse (Términos de Servicio), el consentimiento otorgado al aceptar esta política, y el interés legítimo de VHG en mantener la seguridad, integridad y trazabilidad de la plataforma.

6. Conservación de los datos

Conservamos los datos de la cuenta y de los certificados emitidos mientras la Organización mantenga su cuenta activa, y con posterioridad por el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contables o de auditoría, dado que los certificados emitidos constituyen un registro histórico inmutable por diseño. Si una Organización solicita la baja de su cuenta, evaluamos cada solicitud conforme a dichas obligaciones antes de proceder con cualquier eliminación.

7. Encargados del tratamiento y transferencias internacionales

Para operar la plataforma usamos los siguientes proveedores, que procesan datos por cuenta nuestra bajo sus propios acuerdos de confidencialidad y seguridad:

• Supabase (infraestructura de base de datos, autenticación y almacenamiento de archivos), con alojamiento en servidores ubicados en Estados Unidos.
• Cloudflare (protección contra tráfico automatizado/bots en el formulario público de registro, mediante Turnstile).

Esto implica una transferencia internacional de datos fuera de Panamá. Adoptamos las medidas contractuales y técnicas razonables para que dichos proveedores mantengan un nivel de protección acorde con la Ley 81 de 2019.

No vendemos datos personales a terceros ni los usamos con fines distintos a los descritos en esta política.

8. Medidas de seguridad

• Los datos de identificación de participantes se almacenan cifrados en la base de datos, no en texto plano.
• Cada Organización opera en un espacio de datos aislado mediante políticas de seguridad a nivel de base de datos (Row Level Security), que impiden el acceso cruzado entre organizaciones.
• El almacenamiento de archivos (certificados, cartas de entrega) es privado por Organización y no admite sobrescritura de archivos existentes.
• El acceso de superadministración de la plataforma exige verificación en dos pasos (autenticación multifactor) de forma obligatoria.
• Registramos en una bitácora de auditoría los eventos sensibles (emisión, anulación, cambios de rol, accesos de superadministración).

Ninguna medida de seguridad es infalible; ante cualquier incidente que comprometa datos personales, notificaremos a las autoridades y a los afectados conforme a lo exigido por la Ley 81 de 2019.

9. Sus derechos (derechos ARCO)

Usted tiene derecho a Acceder, Rectificar, Cancelar y Oponerse (ARCO) al tratamiento de sus datos personales, conforme a la Ley 81 de 2019. Para ejercerlos:

• Si usted es administrador o usuario de una cuenta de Organización, puede ejercerlos directamente sobre sus propios datos desde la plataforma, o escribiendo a privacidad@vasquezholding.com.
• Si usted es un participante cuyos datos fueron registrados por una Organización cliente para emitirle un certificado, debe dirigir su solicitud primero a dicha Organización, responsable de esos datos; VHG colaborará con la Organización para atenderla conforme a nuestro rol de encargado del tratamiento.

Responderemos las solicitudes dentro de los plazos que establece la ley aplicable.

10. Menores de edad

VHG Credenciales está dirigida a organizaciones y a sus administradores, quienes deben ser mayores de edad. Cuando una Organización emite certificados a participantes menores de edad (por ejemplo, en contextos educativos), es responsabilidad de dicha Organización contar con la base legal y el consentimiento correspondiente de los padres, madres o tutores, conforme a la ley aplicable.

11. Cookies y tecnologías similares

Utilizamos únicamente cookies esenciales para mantener su sesión iniciada de forma segura, y el mecanismo de verificación humana (Cloudflare Turnstile) en el formulario público de registro. No utilizamos cookies de publicidad ni de rastreo de terceros con fines de mercadeo.

12. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad. Los cambios sustanciales se publicarán como una nueva versión en esta misma sección, indicando su fecha de vigencia.

13. Autoridad de control

En Panamá, la autoridad competente en materia de protección de datos personales es la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI). Usted puede acudir a dicha autoridad si considera que sus derechos no fueron atendidos adecuadamente.